エクセルだけで住所データを効率良く呼び出して印刷をする方法

Excelはデータを効率良く入力・編集する事に長けています。配置して印刷するのはWordの得意分野ですが、Excelだけで関数を利用して、効率良く必要な住所を呼び出して印刷する方法を解説します。

宛名ラベル印刷機能はWordに搭載

住所を印字するというと、ラベルシールを利用して印刷する事を連想しますが、ラベルシールに印刷するアプリケーションソフトの利用としては、Excelは適切ではありません。

表計算という面を別にしても、多くのデータを項目別に入力したり編集したりする作業に、Excelは効率良く利用出来るツールです。

○MicrosoftのOfficeを利用した宛名ラベル印刷

ラベル印刷を、MicrosoftのOfficeソフトを利用して印刷を考えるなら、ExcelよりもWordを利用して印刷をする事が合理的です。

利用したいデータが、それほど多く無い場合なら、Wordだけでラベルシールの印刷は可能です。別項の「Word（ワード）だけで出来る！宛名ラベルの印刷方法を解説」を閲覧頂ければ、簡単に出来る事がご理解頂けると思います。

扱うデータが多い場合は、Excelでデータを作成した後に、それを利用してWordに読み込ませて、ラベル印刷をするのが最適です。

1枚の用紙にデータを配置して印刷するのは、Wordの方が適しています。

しかし、データを入力・管理していくのは、Excelの方が便利です。

これらを組み合わせて、宛名のラベル印刷が合理的に行えます。

こちらは、別項の「エクセルで作成したデータをワードで差し込み印刷をする方法の解説」で、解説していますので、ご覧頂ければ幸いです。

宛名ラベルシール印刷をするためには、多くのラベルシール会社から販売されている、品番ごとのサイズデータが欠かせません。

Wordには、バージョンごとに内容は異なりますが、数多くのラベルシールのサイズデータが、印刷時に利用出来る様になっています。

古いバージョンのExcel2007・2010では、ラベル印刷ウィザードを備えていて、Excelだけでラベル印刷を完了する事が出来ました。

しかし、Excel2013以降のバージョンでは、この機能が削除されていて、Excel単独でラベル印刷を簡単に行う事が困難になりました。

Excel2007・2010のバージョンは、2010でも2020年にマイクロソフトのサポートが終了していて、セキュリティーの面から考えても、これらのバージョンの積極的な利用は推奨出来ません。

○Excelだけで行える宛名印刷

ラベル印刷機能が無くなった、バージョン2013以降のExcelだけを利用した宛名印刷は、葉書や封筒に印刷したり、窓の付いた封筒を利用して、中の書面に記載する宛名を露出したりするための利用方法です。

これは、VLOOKUP関数を利用します。

関数と言うだけで、頭が痛くなる方も多いと思いますが、一度チャレンジしてみれば、決して難解ではありません。

この関数を一口で説明するなら、「指定した場所に、指定したデータ内容を表示させる関数」です。

具体的に見ていきましょう。

宛名の元データ作成

Excelで宛先のデータを作成しましょう。

既存のデータが既にあるなら、それを流用することも出来ます。

横軸に「会社名」「氏名」などの必要な項目を、セルごとに入力して、縦のセルに具体的な内容を次々に入れていきます。

「姓」「名」で分けたり、住所を「住所1」「住所2」に分けたりするなど、実情に応じて項目を作成すればOKです。

一覧として利用するなら、本来宛名には必要の無い電話番号やメールアドレス等も、項目として作成しても問題ありません。

敬称の欄は、全てが同じなら必要ありませんが、相手によって「様」「御中」「先生」「机下」等を使い分ける場合には、項目を作成しておく方が便利です。

一例として、全国の県庁連絡先データを作成しました。

これらのデータを効率良く利用して、表示させるのに「VLOOKUP関数」を利用します。

VLOOKUP関数を使うための準備

「VLOOKUP関数」は、前述の様に「指定した場所に、指定したデータ内容を表示させる関数」です。

別のシートやファイルに表示させることも可能ですが、今回は解りやすいように、データの上部にスペースを作成して、表示させるようにしてみましょう。

○データごとに背番号を付ける

「VLOOKUP関数」を利用する為に最初に行うのは、データごとに番号を振ることです。

セルの一番左側に、重複しない番号を付けます。

A列に1列空欄を挿入して、北海道の横に「1」を入力したら、その状態で「Ctrl」を押しながら下方向にマウスを下げれば、順番に数値が入力されます。

一番上の「No」表記はどちらでも良いですが、表の中では必ず一番左にしてください。

県庁ごとに背番号が付くことで、「1」を呼び出せば、北海道庁のデータが呼び出され、「13」を呼び出せば、東京都庁のデータが呼び出される事になります。

○上部にスペースを作成して、項目を入れる

現在は項目が一番上に来ていますが、この上部に、表示したい項目数に2つ程度を足したスペースを作って、「No」の幅を大きくします。

A列の一番上に、解りやすいように表題を付けます。（これはあっても無くても可）

その下に、「印刷No」を入れて、それ以下には印刷する時に表示したい項目を追加していきます。

これで、「VLOOKUP関数」を入力する準備が整いました。

VLOOKUP関数を使用する

関数を利用して、どんな表示を目指すのか？先にイメージを掴んでおきましょう。

○VLOOKUP関数を使って表示されるイメージ

これから「VLOOKUP関数」を利用するイメージとして、「印刷No」の横にあるセルに背番号を入れてやれば、その下の項目にそれぞれのデータが自動的に反映されて表示される、という感じです。

イメージが沸きましたでしょうか？

○VLOOKUP関数の入力

さっそく関数を入力していきましょう。

「姓」の右側セルにカーソルを移動します。

関数を入力する方法は色々有りますが、キーボードの「Shift＋F3」で、「関数の挿入」ダイアログボックスが出てきます。

検索窓に「VLOOKUP」と入力すると出てきますので、選択してOKを押します。

OKを押すと、こんな画面が出てきます。

入力項目を、具体的に見ていきましょう。

○検索値

検索値は、何処に背番号のセルがあるのか？を指定します。

カーソルが検索値の空欄にある事を確認して、背番号を指定するセルをクリックします。

今回の場合は「B2」ですね。

○範囲

何処から何処までを、関数で数値を拾わせるか？の指定です。

必要な数値の部分をマウスで選択します。

選択中は、こんな画面に変わります。

今回のデータでは電話番号も入力していますが、印刷表示には利用しないため、指定範囲に含んでいません。

○列番号

これは、「背番号を含めて、表示したい項目は何列目にある？」ということを問われています。

今作業しているのは、「姓」の項目なので、3列目にありますから「3」を入力します。

○検索方法

深く考えなくてもOKです。完全一致の「FALSE」と入力して下さい。

全ての項目が入力完了したら、今回のデータではこの様になります。

OKを押すと、関数の設定画面が終了します。

○動きの確認

入力した内容が正常に機能しているか、確かめてみましょう。

「印刷No」横のセルに、「1」と入力すると、北海道の姓にある「北海」が表示されます。

この数値を「10」に変更すると

無事に「群馬」が表示されました。

○他の項目も関数入力

「姓」の入力と同様に、他の項目も入力しましょう。

それぞれのセルで、キーボードの「Shift＋F3」を押し、「関数の挿入」ダイアログボックスで「VLOOKUP関数」を設定します。

「検索値」は背番号のセルですから、常に固定です。

「範囲」は「姓」で入力した範囲と使うデータは同じですから、入力も同様です。

「列番号」は背番号を含めて何番目にあるか？を数値で入れます。たとえば、会社名なら「2」・郵便番号なら「6」ですね。

「検索方法」の入力も、全て同じ「FALSE」を入力して下さい。

すべての項目に関数が入力し終わると、以下の様になります。

上の図では、「13」を入力する事で、東京都のデータが表示されています。

これで「VLOOKUP関数」の入力は全て完了です。

次に、これを印刷に利用します。

葉書印刷に利用する

作成した住所録を、葉書印刷に利用してみましょう。

Excelの新しいシートで、「ページレイアウト」リボンを選択して、その中にある「サイズ」から「はがき」を選択します。

葉書サイズの、罫線が引かれたセルが出てきます。

通常のサイズでは作業がしにくいので、お好みでサイズを調整して下さい。

キーボードの「Ctrl」を押しながら、マウスをグリグリするとサイズが変わります。

ラベルシールを貼るイメージで、「挿入」リボンにある、「図」から「図形」の中にある、長方形を選択します。

葉書に見立てて、ラベルを貼るイメージで長方形を挿入してください。

色が付いている場合は、「図形のスタイル」で枠だけにします。

まず、郵便番号を置いてみましょう。

リボンの「挿入」から、「テキスト」－「テキストボックス」－「横書きテキストボックスの描写」を選択して、仮のラベルの左上に作成します。

テキストボックスを選択した状態で、「＝」を半角で入力して、関数で作成した「郵便番号」のセルを指定します。

郵便番号が表示されましたが、はみ出していますね。

フォントサイズを小さくして、体裁を整えて下さい。

同様に、他の項目も配置していきます。

元データで印刷Noの「13」を指定しているので、東京都のデータが表示されていますが、「46」を指定して、葉書印刷シートに戻ると

ちゃんと、鹿児島のデータが表示されています。

印刷する背番号を指定してやれば、葉書の宛名印刷が簡単に行えます。

しかし、このままでは枠線も合わせて印刷されてしまいます。枠線を外しましょう。

枠線の上で右クリックすると、以下の画面になります。

「枠線」を白にするか、「図形の書式設定」を選択して、右に現れる選択肢で「線なし」を選択して下さい。

同じ要領で、すべての枠線を消します。

スッキリした葉書印刷用のデータが完成しました。

サイズ等を応用すれば、封筒の印刷などにも利用出来ます。

請求書や納品書等に利用する

封書の一部が窓になっているタイプを利用して、中の書面をそのまま宛名利用に使ったり、請求書等に作成した関数データを利用したりすることが出来ます。

データを持ってきて表示する、という意味では、請求書のセルの中に表示させるだけなので、考え方は同じです。

今回は、よくあるExcelで作成された請求書を利用します。

上記にあるセルの部分に「郵便番号」を入れて、その下に「住所」を表記する思惑です。

葉書の時と同様に、半角の「＝」を入力して、「郵便番号」が表示される関数のセルを選択します。

関数表記の「郵便番号」セルを指定

請求書に「郵便番号」が表示されました。

同様に、他の項目も入力していきます。

請求書が無事に完成しました。

元データの印刷Noを「34」に変更すると

広島県庁宛の請求書が表示されます。

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