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クラウド型FAXサービスとは?
メリット・デメリットと選ぶ際のポイントをまとめました

更新日:2022-08-04
読み終わるまでの所要時間:約10分

FAXのPDF化とは

FAX

FAXを紙形式ではなく電子データとして受信することです。
受信したPDFファイルを別のFAXへ送信したり、メールへの転送もできます。

電子データ化することで、FAXを紙で出力することがなくなり、社内のペーパーレス化が進みます。さらに、FAXを電子データとして保存し、管理すれば書類の仕分けや整理する手間が省け、業務の効率化が図れます。

FAXを自動でPDF化する方法

FAXをPDF化するには、複合機のPDF化機能を使う方法クラウドサービスを使う方法があります。それぞれどのような方法か詳しく解説します。

複合機でFAXを受信してPDF化する

FAX機能の搭載された複合機のなかには、PDFファイルをFAXとして送受信できる機種が多くあります。
また、複合機とパソコンを接続すれば、パソコンからの操作でデータの送受信が可能です。

複合機でFAXをPDF化する設定方法は、機種やメーカーによって異なります。マニュアルや取扱説明書に従って設定しましょう。

クラウドサービスを利用する

クラウド型のFAXサービスは、従来のFAX機で行っていたFAXの送受信をインターネット上で行うことができるサービスです。

受信したFAXを電子データ化し、クラウドサーバに保存すれば、社内でも外出先でも確認でき、編集や保存・送信が可能です。

自宅にいながら受信したFAXデータを確認することができるので、テレワークを推進したい企業にぴったりです。

サービスを提供している会社と契約するだけで使用できるため、複雑な設定や工事が不要で利用開始できるサービスが多いのが特徴です。

クラウド型FAXのメリットとデメリット

メリット

  • 書類管理の手間が省ける
  • 用紙・トナー代などの印刷にかかるコストを削減できる
  • インターネット回線があれば、出社する必要なく、自宅から利用できる

最大のメリットは「業務効率の改善」です。複合機までの移動やFAXへコメントを書いたり、押印していた作業がパソコン上でも行え、業務が効率化できます。

デメリット

  • トータルコストが割高になる場合がある
  • スキャナーや専用のソフトが必要になる場合がある
  • FAX番号が変わる可能性がある
  • 手書きFAXの送信に時間がかかる

利用者によっては、デメリットが目立ってしまう場合があります。

サービス提供会社によって、避けられるデメリットもありますので、事前に確認するようにしましょう。

クラウド型FAXサービスを選ぶポイント

初期費用・料金プラン

初期費用や料金プランは契約内容によってさまざまです。

月額料金が定額の場合もあれば、使った分だけの料金体系の場合もあります。

自社の利用データを集計してシミュレーションしておきましょう。

対応デバイス

基本的にはインターネット回線があれば外出先でもFAXの送受信ができますが、一部のデバイスやOSには対応していないサービスもあるので、事前に確認が必要です。

FAX番号

FAX番号は基本的に契約会社から付与されますが、提供される番号に制限がある場合があります。

そういった場合、番号ポータビリティや変換アダプターによって既存の番号をそのまま利用できることもあります。

番号やプロバイダによって対応可否は異なりますので、事前に確認・相談しておくとよいでしょう。

導入には時間と手間がかかる…

クラウド型サービスを導入するには自社に必要な機能があるか検討したり、社内で調整したりと時間や労力がかかりますよね。

また、利用者によってはデメリットが目立つ場合もあり、導入に踏み切れない企業も多いと思います。

「印刷コストの削減」「用紙削減」「経費削減」が課題の企業は、クラウド型FAXサービスを導入せずとも、課題を解決できるんです!

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さらに、純正品に比べ価格が安く、型番によってはトナー・インクの充填量も純正に比べ多く充填してあるため、印刷する機会が多いほど大幅なコスト削減が見込めます。

まとめ

コスト削減や業務効率化など多くのメリットが期待できることから、クラウド型FAXサービスを導入する企業が増えています。

FAXの印刷コスト削減が課題になっている場合、純正インクから互換インクへ替えるだけでも大きな経費削減につながりますので、自社の抱えている課題を見直してサービスの導入を見極めましょう。

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