病院における印刷コストを把握して印刷コスト削減！プリンタ―の費用などを詳しくチェック

病院における印刷コスト削減のためには、プリンターの費用はもちろん、ランニングコストの費用に関してもしっかりとした意識付けをする必要があります。

今回はそんな病院における印刷コストを削減する方法について、しっかりと説明していきます。

病院の印刷コストの現状把握

まずはじめにしておきたいのが、現場のコストがどの程度かかっているのかという現状の把握です。

では現状把握するためには、どんなステップをふんですすめていけば良いのでしょうか。

現在の印刷コストの内訳

まずは病院全体の印刷コストを詳細に分析することから始めましょう。

病院全体の印刷コストには、紙、インク、トナー、プリンターのメンテナンス費用などが上げられます。

これを月ごと、年ごとの印刷コストとして把握し、コストが高くなっている時期やパターンを特定していきましょう。

さらに各部署ごとのコストも分析し、特に高いコストが発生している部署も特定していきます。

主な印刷物とその頻度

次に、病院で印刷される主要な書類や資料の種類を特定します。

これには診療記録、処方箋、患者情報シート、検査結果、会議資料などが含まれます。

各印刷物がどれくらいの頻度で使用されているのかを調査し、特に頻繁に印刷されるものを探っていきましょう。

これにより、どの種類の書類が最もコストを押し上げているのかを把握します。

各部署別の印刷コスト分析

最後に各部署ごとに印刷コストを分析し、どの部署が最も高い印刷コストを発生させているのかを特定していきます。

例えば、外来診療科、入院病棟、検査室、管理部門など、それぞれの部署ごとに印刷物の使用状況を確認します。

部署ごとの使用量を把握することで、具体的なコスト削減のターゲットを絞り込むことが可能となります。

印刷コスト削減のための基本戦略

現状が把握できれば、現在抱えている問題点が明確になってくるはずです。

次にこの問題点を、どう解決していくかについての基本戦略を考えていきます。

デジタル化によるペーパーレス推進

コスト削減のために、紙の使用を減らす最も効果的な方法の一つは、業務プロセスのデジタル化です。

電子カルテシステムの導入や、診療記録のデジタル化、電子署名の利用などを推進していけば必然的に印刷コストは削減できます。

デジタル化によって情報の検索や共有が容易になり、業務効率も向上します。

印刷物の必要性の再評価

印刷物が本当に必要かどうかを見直すことも重要です。

多くの印刷物が実際には不要であったり、デジタルで済ませられる可能性があります。

例えば、会議資料をデジタル化してタブレットやPCで閲覧する、あるいは患者情報をオンラインで共有するなどの方法も検討するべきでしょう。

このように定期的に印刷物の必要性を評価していけば、不要な印刷を減らすことができます。

共有プリンターの導入と管理

プリンター本体の配置に関しても見直していくことで、本体の導入コストが削減できます。

各部署ごとにプリンターを配置するのではなく、共有プリンターを導入するのもひとつの方法です。

共有プリンターを導入することで、印刷機器の数を減らし、本体コスト以外にもメンテナンスコストを抑えることができます。

プリンターの使用状況を監視し、不必要な印刷を防止するためのルールやポリシーを設定しても良いでしょう。

適切なプリンター選びと運用方法

次に、プリンターを新規で導入する際に、どのような基準で導入を決定するかのプロセスも見直してみましょう。

コストパフォーマンスの高いプリンターの選び方

印刷コスト削減のためには、コストパフォーマンスの高いプリンターを選ぶことが重要です。

その場合、初期導入コストだけでなく、インクやトナーのランニングコスト、メンテナンス費用などを総合的に考慮してください。

最新の電気効率が高く、印刷速度や品質も優れたプリンターを選ぶことで、長期的なコスト削減が実現できます。

メンテナンスとサポートの重要性

プリンターのメンテナンスを適切に行うことで、故障や不具合を減らし、長期間にわたって安定した運用をしていきましょう。

無駄なトラブルや故障は、単純に費用が無駄になるだけでなく、生産性を低下させてしまいます。

定期的なメンテナンス契約を結ぶことで、予期せぬ修理費用を抑えられます。

迅速なサポート体制があれば、プリンターのダウンタイムを最小限に抑えられます。

印刷設定の最適化でコスト削減

プリンターの設定を最適化することで、印刷コストをさらに削減できます。

例えば、デフォルトで両面印刷を設定する、低品質モードで印刷することでインク・トナーの消費を抑える、不要なカラープリントを避けるなどの方法が考えられます。

最適化することで、日常的な印刷コストを削減することが可能となるわけです。

コスト削減で互換インクや互換トナーを使うべき理由

印刷コストの削減の中でも、大きなウェイトを占めるのが印刷のために使うインクやトナーなどの消耗品コストとなります。

そのためこのコストを見直すことで、思ったよりも大きなコスト削減が実現するのです。

互換品を使ってコスト削減

互換インクや互換トナーは、純正品のインクやトナーと比べて価格が大幅に安くなります。

通常、互換品は新品の半額程度で購入できるため、大量に印刷を行う病院では大幅なコスト削減が期待できるはずです。

環境保護

互換インクや互換トナーの使用は、環境保護にも寄与します。

インクカートリッジやトナーカートリッジを再利用することで、廃棄物を減少させ、製造に伴う資源の消費や二酸化炭素排出を抑えることができます。

病院というのは社会的責任を求められるだけに、環境に配慮した取り組みを行うことで、地域社会や患者からの信頼も向上させることにはコスト削減以上の価値があるかも知れません。

品質の向上

近年の互換インクや互換トナーの品質は大幅に向上しており、純正品と同等のパフォーマンスを提供する製品が多くなっています。

例えばISO認証や品質保証を行っている業者の互換製品を選ぶことで、高品質な印刷を維持しながらコストを削減することができます。

互換インクや互換トナーを選ぶ際のポイント

最後に互換トナーやインクを選択する際に、何を基準にチェックすれば良いのかを説明していきます。

信頼できるメーカーや販売業者の選定

互換インクや互換トナーを選ぶ際は、信頼できるメーカーや販売業者を選ぶことが重要です。

ひと口で互換品といっても、実際にはピンからキリまであるため、信頼できるブランドを選択することが重要なのです。

例えば、品質保証や製品テストを行っている企業の製品を選ぶことで、安定した印刷品質を維持することができます。

購入前にレビューや評判を確認することも有効でしょう。

互換性の確認

当然ですが、使用しているプリンターに適した互換インクや互換トナーであるかをしっかり見極めることも重要です。

互換性があるかどうかを事前に確認し、適切な製品を選ぶことで、トラブルを避けることができます。

特に、病院で使用するプリンターが多機能である場合や特殊な用途に使用される場合は、互換性を慎重に確認しておきましょう。

保証とサポートをチェックする

互換インクや互換トナーを購入する際には、製品に対する保証やサポートがあるかを確認してください。

万が一の不具合が発生した場合でも、迅速に対応してもらえるメーカーや販売業者を選ぶことで、安心して使用できるようになります。

まとめ

病院によっては大量の印刷物が必要となりも印刷コストが病院経営に少なからぬ影響を与えることがあるでしょう。

特にコストダウンの可能性を持っているのが、消耗品の選択です。

互換インクや互換トナーの使用は、病院にとって経済的なメリットだけでなく、社会的な信頼性向上にもつながる重要な取り組みです。

信頼できる製品を選び、継続的な評価を行うことで、効果的なコスト削減と持続可能な運営を実現してください。