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社内プリンターの設置場所や印刷コストを見直すだけで経費が大きく削減できる!

更新日:2024-05-17

プリンターの設置場所は実は大切なことです。
例えば、オフィスに高機能なビジネス複合機を1台購入したとしても、それは社員の生産性の向上に直接結び付くわけではありません。


社内のプリンター台数が少ないことで発生するコスト

オフィスに高機能複合機が1台しかないと、プリンターまで行ったり来たりする時間の無駄、さらにオフィス全体がバタバタして、他の社員の集中力を削いでしまう可能性があります。
また印刷をするために行列になることや、印刷物が混合しないように印刷待ちになることはストレスにもなりかねます。

プリンターが自席から遠いことで、「印刷が終わる頃に取りに行こうと思っていたら忘れていた」なんてことも良くあります。個人情報や機密事項が書かれた印刷物をプリンターに置いたままというのは非常にリスクが高いですし、上司がシュレッダーにかけてしまい、また印刷して結局インクのコストが高くつくことになります。

さらに、いくら高機能複合機であろうともいつかは故障します。
複合機の耐用年数を考慮して買い替え時期を想定していても、その前に故障することは少なくありません。
特に複合機の場合、故障するときは部分的なものです。
しかし部分的とはいえ、複合機なので修理する場合は複合機そのものが使えなくなってしまいます。

プリンターの台数が少ないことで発生するコスト・デメリットをまとめると

  • デスクとプリンターを往復する時間的コスト
  • 社員の精神的コスト
  • 余計なインクコスト
  • 故障時のリスク分散ができない

大型複合機ではなく複数台の小型プリンターを導入するメリット

上記のことを防ぐためにも、価格が安く、小型なインクジェットプリンター・レーザープリンターを複数台導入することをオススメします。
その理由として5つあげられます。

  • プリンターまで歩く距離を減らすことが可能
  • 印刷待ちになる可能性が低くなる
  • 故障しても、他のプリンターを使うことで業務を止めなくて済む
  • 1台あたりの価格が安い
  • 本体サイズが小さい

実際に高機能ビジネスプリンターと比べると、
たしかに高機能なビジネスプリンターはプリンターの機能に加えてFAX、スキャナー、コピー機能、電話など多機能です。
しかしいろんな機能が組み合わせで1台にまとまっているので、1つの機能が壊れてしまうと部分的に買い替えができず修理の必要があるなどのデメリットがあります。

例えば、高機能ビジネスプリンターのPX‐M7110Fを1台導入した場合、
¥248,378(2019年時点での価格)の初期投資が必要になります。
しかし、

  • インクジェットプリンターのEP-880AWは1台あたり¥25,898(2019年時点での価格)
  • レーザープリンターであるHL-3170CDWは1台あたり¥30,837(2019年時点での価格)

なので、
PX‐M7110F1台の為に初期投資をせずとも、その初期投資だけで
HL-3170CDWは約8台設置できますし、
EP-880AWに至っては約10台置くことができます。

最適なプリンターを提案し、インクコストも削減できる提案をいたします!

当店ではお客様の現状を把握するためインクだけではなく、お客様ごとに合った最適なプリンターを提案します。プリンターの選定だけでなく、印刷コストの削減、業務効率化といった課題に対して印刷を通して総合的に解決いたします。

またその都度、

  • お客様が目指している最終的なビジョン
  • 目標としている数値 (具体的な印刷コスト)
  • 現在の印刷状況、印刷ルール、社内環境

など、お客様のニーズにお答えできるようにヒアリングを行なわせていただきます。

印刷は軽視されがちですが、、、、
実は印刷に掛かるコストはとても大きな部分と言えます。
社内で普通紙に文書やwebページを印刷している程度であれば、印刷に掛かる費用はそれほど気にはならないかもしれませんが、画像や写真用紙、特に社外への資料をよく印刷するのであれば話は別です。
また設定を間違えて印刷ミスをした場合、数十円単位でお金を捨てることになります。
よくあるのが「とりあえず印刷」するということ。

つまり印刷が必要でない文書でも「後で読もう」「役立つかも」と安易に印刷したり、「念のため」と必要以上の部数で余分な資料を印刷してしまう場合があります。
こうした習慣が、無駄な印刷を増やし、印刷コスト増加の原因に繋がります。一説によると「ミスプリント」や「とりあえず印刷」など無駄な印刷はコストが全体の約5分の1までに上がることがあるようです。

ここで印刷コストを試算してみます。
例えば従業員100人の企業の場合、、、
実際に印刷する費用としては、モノクロ1枚(A4用紙)あたり8円、カラー1枚あたり60円のコストが掛かります。
1人1日モノクロ印刷で10枚、カラーで5枚、印刷ミスや無駄な印刷、とりあえず印刷をしているとします。(電気料金などの費用は含めず試算します。)

以上の条件で計算すると、無駄な印刷コストは、

(8円×10枚)+(60円×5枚)=380円/1人・1日
となります。
従業員数は100人なので、会社全体では38,000円/1日と、無駄な印刷コストが発生している計算になります。たしかに、この1日だけを見ればそれほど大きな金額ではないかもしれません。
しかし、これを月間、年間に計算し直すと、月間20日稼働するとすれば「76万円/1か月」になります。さらに、年間240日稼働すれば「912万円/1年」の無駄なコストが発生していることになります。

実際には、この試算とは違い、印刷する枚数が多い場合も少ない場合もあるかと思います。
しかし重要なのはこうしたことを試算し、具体的に検討することにあります。

まとめ

この記事を最後まで読んでいただき誠にありがとうございます。
プリンターを複数台導入し設置場所をしっかりと考えることで、働いている方の生産性も上がります。また、1台故障しても他のプリンターを使えるので業務が止まってしまう恐れがありません。

経費削減を考える上で印刷コストは軽視するべきではなく、重要視すべき最初のポイントです。ぜひ、印刷コストを削減したいとお考えの企業様がいらっしゃいましたらご連絡いただければ最適な提案をさせていただきます!

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