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社内印刷のコスト削減にはルールが必要

更新日:2021-09-27

社内印刷と聞くと大量に印刷をするイメージを思い浮かべる方が多いと思います。
実は印刷物には多くのコストがかかっています。
コスト削減は会社にとって非常に重要な課題です。コスト削減のために「印刷する際のルール」を設けることで、ある程度コストを削減することが可能です。

すべてモノクロに統一!

社内での印刷はすべてモノクロに統一すること。
カラーでの印刷はモノクロでの印刷の4~5倍のコストがかかることが分かっています。
個人的に使う資料や、社内用の資料を印刷する場合、モノクロ印刷にするだけで大きなコスト削減が期待できます。

さらに、フォントを細かくすることで約24%ものコスト削減が可能になります。
ちなみにWindowsをご使用の方は、「MSゴシック」よりも、「MS明朝」の使用がオススメです。

特に図や画像を盛り込む必要のない資料を印刷する場合は、表紙だけカラーで本文はモノクロにして印刷するのがオススメです。

放置印刷をしない!

印刷する際には必ず印刷物を確認し、放置印刷をしないこと。
印刷前には必ずプレビュー画面を確認し、文字の打ち間違いや印刷内容の間違い、用紙サイズ、ページの設定ミスなどがないか確認するとミスプリントを防止できます。

両面印刷を活用する!

両面印刷もしくは、片面印刷したものを保管しておくこと。
自分だけが使う資料や、社内でしか使用しない資料を印刷する場合、プリント用紙代を節約する方法のひとつとして両面印刷が挙げられます。

2ページ分ある場合は、2ページ分を1枚の紙の両面に印刷することで、コストを削減できます。

また、片面だけで印刷してしまったものでも一旦保管しておき、次回印刷する際に使用していなかった裏側に印刷をすることでコスト削減になります。

印刷が必要な資料か考える!

印刷前に、本当に印刷する必要があるのかを考えてみましょう。
例えば、この資料はわざわざ印刷して配布しなくても、「メールに添付して各社員にPDFで配布するだけで十分ではないか」「ひとりひとりに資料を渡すのではなく、1グループにひとつの資料を渡すだけで十分ではないか」など、資料を印刷するべきか考えることも大切なことだと思います。

また、印刷はせずにペーパーレスにする方法もあります。具体的には

  • タブレットなどで添付されたPDFを閲覧する。
  • 作った資料は部署内の掲示板を使用して情報を共有する。

以上のようなことも挙げられます。

コスト削減にはこのように4つのルールを設けることによって行うことはできますが、重要なのは用途によって使い分けることが優先されます。
また、このようなルールを設けても社内の方たちが知っておかないと印刷コストの削減の第一歩にはなり得ません。

なので、社内の方たちに印刷コストを削減のルールを知ってもらう方法としては、

  • 各部の掲示板に張り出す
  • メールや共通ファイルを作成して情報を共有する
  • 朝礼で社員全体にこのルールを呼びかけ、知ってもらう

以上のことが挙げられます。どれも簡単にでき、さらに迅速に行うことができるので一度検討してみてはいかがでしょうか?

まとめ

最後までお読みいただきありがとうございます。
社内で印刷ルールを決めることで、無駄な印刷を減らせることがお分かりいただけたかと思います。

インク革命.COMでは、あなたに最適なプリンターを提案し、コスト削減のお手伝いができます。
その他にも気になることがあればお気軽にお問い合わせ下さい。

インク革命.COM「印刷コスト削減のご提案」(PDF:19ページ|約2.2MB)

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