【経費削減】社内資料をペーパーレスにするメリット・デメリット

経費削減というと印刷するのをやめてペーパーレス化しようという意見をよく耳にします。

それは「紙の資料が多すぎる...どれがどれだか全くわからない...」という悩みから考えられるケースが多いです。

ペーパーレス化によって紙の資料が減り、結果として効率のアップ、紙やインクのコスト削減に繋がると思いがちですが、それは本当でしょうか。ペーパーレス化が経費削減につながっているのかはいささか疑問です。

ここでは、

• ペーパーレスとは何か
• ペーパーレスのメリット・デメリット
• 経費削減のための他の方法

を紹介していきます。

その名の通り、ペーパーレスは「紙を減らすこと、またはなくすこと」を指します。

ではペーパーレス化をすることで何が起きるのかと言うと、今まで報告書などの書類を、ネットワークやUSBなどを通して電子的にやりとりし、紙を使用しないようにすること。情報のやりとりの効率化と紙を節約できることです。

文章では分かりづらいので身近な例で言うと、

• ICカードを使った電車への乗車
• 新聞・雑誌・本の電子化

これらはペーパーレス化の１つです。

企業のペーパーレス化、つまり書類をデータにして減らす利点としては、

• 印刷コストの削減
• 資料が探しやすくなる
• いつでも・どこでも書類や資料を閲覧できる
• セキュリティ対策ができる
• オフィスがきれいに整頓され、環境にも優しい

という点が挙げられます。

データにすることで整理する手間も少なく、年数が経過しても資料が紙のように劣化することはありません。

インターネットから、場所・時間を問わずアクセスできるのもメリットです。

また、資料にパスワードをかけられるのも、大きな特徴です。

オフィス自体も整頓され、仕事を気持ちよくできるかと思います。

しかし、ペーパーレス化はメリットだけではありません。

ペーパーレス化のデメリットとしては、

• タブレットなどを導入することによって掛かる初期費用
• 重要な書類はデータ化できない可能性がある。
• 画面の大きさによっては見やすさが大きく左右される
• メモを直接書き込むことができない
• システム、ネットワークなどの影響を受ける
• ITに不慣れな人には使いづらい

という点が挙げられます。

特にスマートフォン・タブレットで資料を確認するときは、画面のサイズによって見にくくなることがあります。

また、紙であれば気軽にできたメモができなくなり、結局メモをする紙を用意することになりかねません。

ペーパーレス化により文書は探しやすくなりますが、コンピュータでデータを管理する場合には、システムのエラーによってそのデータが破損するリスクがあります。

セキュリティが万全でなければ、情報漏洩が起こってしまう可能性もあります。

また、パソコンやスマートフォン、タブレットの画面で文書を読むのは目が疲れるので、むしろ作業効率の低下につながる可能性もあります。

ペーパーレス化のメリットを活かすにはあらかじめシステムを整備し、万全のセキュリティ体制を整えておく必要があり、そのための初期投資が不可欠です。

元々は経費削減ために行ったペーパーレス化だったのに、タブレットを用意する、万全のセキュリティ体制を整えるなど初期費用が莫大にかかってしまいます。

これでは何のために経費削減しているのかわからなくなってきます。

なのでペーパーレス化の導入は、費用対効果を考えながら慎重に検討する必要があります。

前述でお伝えした通り、費用削減のためにはペーパーレス化は不向きだと考えられます。

では印刷コストの削減のためにはどうすべきか、それは純正インク・トナーから互換インク・トナーに変えることで実現されます。

実際どの程度費用削減になるのか...

結論から言うと、インク・トナーに掛かるコストは50％以上の削減が可能となります。

多く印刷していればしているほど、その削減額は大きくなります。

これは、高価な純正インクではなく、安価な互換インクを使用することで実現可能になります。

しかし、いきなり「50％以上経費が削減できるってホント？」「大丈夫？」と思われるかと思います。

なぜ安いのかというと、プリンターメーカー側のビジネスモデルが確立しているからです。

プリンターメーカーは、プリンター本体を安価で販売する一方で、消耗品であるインク代を高値で設定することで利益を出しています。

これは互換インク・トナーが安いというよりも、純正インク・トナーが高すぎるということになります。

また、「純正インクが高すぎるのは分かったけど、品質はどうなの？」と思われる方のために互換インク・トナーの品質はどのようなものなのかも見ていきます。

純正インクと当店の互換インク・トナー、他店の互換インク・トナーを比較して見ていきます。

インク革命の印刷結果は他店の互換インクと比べて、純正と遜色ない品質だとご確認いただけるかと思います。

また、トナーに関しても同様に純正となんら遜色はありません。

これなら、わざわざ高価な純正インク・トナーを購入しなくても互換インク・トナーの安価で、高品質なものでもよいのではないでしょうか？

ペーパーレス化を導入するには、

• 十分なセキュリティ体制を整える
• 画面によって見やすさが左右されるので一定の大きさのタブレットが必要
• 初期投資のための莫大な経費が必要

といった点が予想されるので経費削減のためには必ずしもペーパーレス化が必要というわけではありません。

それよりも、まずは純正インク・トナーを見直し、要所によって互換インク・トナーを使い分けることオススメします。

インク革命では、あなたの会社に最適なプリンター、インク、トナーを提案し、コスト削減のお手伝いができます。

また、アフターサポート、保証や配送スピードなどのサービスも含め、高品質な商品を適正な価格で販売させていただいています。

その他にも気になることがあればお気軽にお問い合わせください。